メールの下書きをAIに任せる。そのまま送らないための3手順

この記事には広告（アフィリエイトリンク）を含みます。リンク経由で購入・申込みがあった場合、当店に紹介料が入ることがあります。紹介料の有無で評価は変えていません。

AIを仕事に入れるとき、最初にやるべきなのはメールの下書きです。

理由は3つ。効果がすぐ出る。失敗しても損害がない。そして毎日発生する作業なので、慣れるのが早い。

ただし、AIが書いたメールをそのまま送ると、かなりの確率で失敗します。 何が起きるかと、その防ぎ方をまとめます。

そのまま送ると何が起きるか

一番多い失敗です。3行で済む内容が、12行になって返ってきます。読む側からすると、それだけで面倒なメールになります。

「〜させていただきます」「何卒よろしくお願い申し上げます」が連発されます。取引先ならまだしも、普段やりとりしている相手に送ると、急に他人行儀になって不自然です。

これが一番危険です。書いていないはずの日付や金額を、AIが勝手に補って書いてくることがあります。「たぶんこうだろう」で埋めてくるので、そのまま送ると誤った約束をすることになります。

長く付き合いのある相手ほど、文章の変化に気づきます。「急に文体が変わった」と思われるのは、信用の面でマイナスです。

これだけで、上の失敗の大半が消えます。

「この前送ったメールと同じ雰囲気で、○○の件の返信を書いてください。

（過去のメールを貼り付け）」

AIはお手本があると正確に真似します。あなたの文体、あなたの長さ、あなたの言い回しで書いてくれます。

よく使うパターン（初回の問い合わせへの返信、日程調整、お断り）については、手本にするメールを1通ずつ決めておくと毎回探さずに済みます。

「4行以内で」

「200文字くらいで」

「簡潔に」ではなく数字です。AIにとって「簡潔」の基準はあいまいですが、数字なら誤解しません。

これは省略できません。文章の良し悪しではなく、事実だけを確認します。

この4点だけなら10秒です。文章全体を読み直す必要はありません。 数字と名前だけを目で追ってください。

お客様の名前をそのままAIに貼り付けるのは避けてください。「A様」に置き換えて書かせて、出てきた文章の「A様」を自分で本名に直す。これで解決します。

感情が絡むものは自分で書いたほうが早いし、伝わります。 AIの文章は整いますが、相手の状況を知らないので、どこかズレます。ここは無理に任せないでください。

体感で言うと、1通あたり15分かかっていたものが3〜5分になります。手直しと確認の時間を含めてです。

1日5通書くなら、1日あたり1時間近く浮く計算になります。月20日で20時間。これが月3,000円のAI利用料で買えるなら、時給150円です。

頼み方の基本はAIに仕事を頼むときの伝え方にまとめています。