オンライン打ち合わせの「AIメモ係」をどう扱うか。入れるか断るかは、話す中身と「メモが誰に配られるか」で決める

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結論から書きます。オンライン打ち合わせのAIメモ係（自動でメモや要約を作る機能・ボット）は、入れてかまいません。ただし決め手は「便利かどうか」ではなく、①その日に話す中身と、②できたメモが誰に配られるか、の2つです。相手が連れてきたボットも同じ物差しで、受けるか断るかを決めます。

この記事を読めば、次のオンライン打ち合わせでAIメモ係を「入れる・入れない・相手のを断る」を自分で決められるようになります。

AIメモ係には2種類ある

まず整理です。オンライン打ち合わせに出てくるAIのメモ係は、大きく2種類あります。

1つ目は、会議の道具に付いている機能です。ZoomのAI Companion（会議の要約）や、Google MeetのGeminiによる「自動メモ生成」がこれにあたります。主催者（会議を開いた人）が開始し、参加者の画面には動いていることを示す表示が出ます。

2つ目は、別の会社のサービスが「参加者」として入ってくるものです。録音・文字起こしのサービスにカレンダーを連携すると、招待された会議に自動で入っていく仕組みのものがあります。参加者一覧に「〇〇のノートテイカー」のような名前で並ぶので、初めて見ると少し驚きます。

どちらも中身は「会話を録って、文字にして、要約する」です。違うのは、データがどこに置かれ、誰に届くかです。

公式ヘルプで分かった「配り先」の落とし穴

ZoomとGoogleの公式ヘルプを確認すると、気をつけたい点がはっきりしていました（2026年11月時点）。

Google Meetの自動メモ：メモは主催者のGoogleドライブに保存されます。共有先は主催者が「組織外を含むすべての招待済みゲスト」「組織内の招待済みゲスト」「主催者と共同主催者のみ」から選びます。しかも「招待済みゲスト」は実際に参加した人ではなく、カレンダーで招待した全員です。
Google Meetの同意確認：開始前に参加者の同意を求める設定はありますが、初期状態ではオフです。
Zoomの会議の要約：開始・停止できるのはホストと共同ホストです。ホストが共有を選んでいれば、会議後に参加者へ要約が自動で届くことがあります。
Zoomの自動ツール：招待していないボットは、ゲスト表示や待機室（入室前の控え室）で見分けられ、ホストが削除・再入室の拒否をできます。

つまり、「メモは自分用のつもり」でも、設定次第で招待しただけで来なかった人にまで配られることがあります。ここが一番の落とし穴です。

なお海外では、議事録ボットが本人以外の参加者の同意なく会話を録ったとして、2025年8月に米国で集団訴訟が起こされています（判決は出ていません）。日本の法律でどう扱われるかは状況によって違うので、迷う場合は必ず公式窓口か専門家に確認してください。この記事は実務の判断の目安です。

入れるか・断るかの判断表

打ち合わせの中身	自分のAIメモ係	相手が連れてきたボット
日程・段取り・作業の確認	入れてよい。冒頭で一言断る	受けてよい
見積もり・金額の相談	入れてよい。配り先は「自分だけ」に	受けてよい。ただし後で届く要約の数字を必ず確認
初めての相手との顔合わせ	入れない（メモは手で十分）	受けてよい。気になれば「今日はメモなしで」と一言
お客様の健康・家族・お金の事情に触れる	入れない	断る
まだ公表していない話（新商品・値上げ・人の採用など）	入れない	断る
相手の社内ルールで録音が決まっている	―	受ける。共有範囲だけ聞いておく

分かれ目は、**「その会話が文字になって、知らない場所に残ったら困るか」**です。困るなら入れないし、相手のものも断る。困らないなら、手で取るより正確なので使ったほうが得です。

打ち合わせ前の5分手順（自分が使う場合）

中身を判断表で見る（1分）。健康・お金・未公表の話が出そうなら、その日は使わない。
配り先を「自分だけ」にする（2分）。Google Meetなら共有先を「主催者と共同主催者のみ」、Zoomなら要約の自動共有を切る。相手に送りたい場合は、あとで自分が読んで直したものを送る。
招待メールに一言書く（1分）。「当日はAIで記録を取り、議事録づくりにだけ使います。ご都合が悪ければお知らせください」。
冒頭で口頭でも断る（30秒）。画面の表示に気づかない人も多いので、声で言うのが確実です。
終わったら要約を自分で読む（数分）。金額・日付・「誰が何をするか」の3つだけは、記憶と突き合わせます。

録音した音声の扱い全般は打ち合わせの文字起こしと要約をAIに任せるにまとめています。この記事はそのオンライン版の注意点です。

相手のボットを断るときの一言

断るのは失礼ではありません。理由を「自分の側の事情」にすると角が立ちません。

本日はお客様の個別の事情に触れる話になるため、記録のボットは外していただけますか。必要なところは、終わってから私のほうで要点をメールでお送りします。

ポイントは代わりの記録を自分が出すと約束することです。相手がメモを取りたい理由（言った言わないを防ぎたい）を、別の形で満たせます。

自分が主催者なら、ボットが勝手に入ってきても、待機室で止めるか参加者一覧から外せます。ただ、黙って外すより、ひとこと伝えてからのほうが関係はこじれません。

よくある失敗と回避策

配り先を確かめずに使い、要約が全員に届いた。 雑談で話した別のお客様の話まで要約に載ることがあります。→ 手順2の「自分だけ」を毎回の初期設定にする。
要約の数字をそのまま信じた。 「3万円」と「30万円」、「来週」と「再来週」の取り違えは起こります。→ 金額と日付は必ず自分の記憶か手元のメモで確認する。AIの間違い方はAIが平気で嘘をつく理由と、嘘を見抜く3つの方法に書きました。
相手のボットの存在に気づかず、込み入った話をした。 → 打ち合わせの最初に参加者一覧を1回見る。知らない名前があれば「こちらはどなたですか」と聞く。
断られたのに不機嫌になった。 → 相手には相手の社内ルールがあります。「では手で取ります」で十分です。

向かない人・向かない場面

オンライン打ち合わせが月に1〜2回の人。設定を覚える手間のほうが大きいので、手でメモを取るほうが早いです。
一対一の相談業（健康・お金・家族の相談）が中心の人。話の大半が「文字で残ると困る」側に入るので、そもそも出番が少ないです。
無料プランで済ませたい人。今回の機能は、どちらも有料プランや対象の契約が前提です。使えるかどうかは自分の契約を公式サイトで確認してください。
方言や専門用語が多い会話。要約が崩れやすく、直す手間が増えます。

まとめ

AIメモ係は「会議の道具に付いた機能」と「参加者として入ってくるボット」の2種類
落とし穴は配り先。Google Meetの「招待済みゲスト」は、来なかった人も含む
入れるか断るかは「文字で残ったら困る話か」で決める
自分が使うなら、配り先を自分だけにし、冒頭で一言断り、金額と日付は自分で確認
相手のボットを断るときは、代わりの記録を自分が送ると添える

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